Plataforma de gestión documental para control operativo

Los documentos estaban en todas partes. Eso no es un problema de orden, es un problema de control. Bagó gestionaba su documentación de forma fragmentada: archivos dispersos, versiones sin control, flujos de aprobación que dependían de seguimiento manual. Sin una fuente única de verdad, cualquier decisión basada en documentos cargaba con incertidumbre.

• Información y documentos dispersos sin una plataforma centralizada
• Sin trazabilidad real: no había registro claro de quién aprobó qué ni cuándo
• Vencimientos y flujos de revisión gestionados de forma manual
• Exposición a errores de cumplimiento y auditoría por falta de control sistematizado

GUX levantó el proceso documental completo de Bagó antes de escribir una línea de código. El alcance se definió módulo a módulo, ajustado a las necesidades reales de cumplimiento, auditoría y tipos de usuario, sin agregar complejidad innecesaria.

• El resultado fue una solución modular y validada por etapas, diseñada para ser adoptada por los equipos, no solo implementada para ellos.
• Plataforma web de gestión documental construida a medida sobre la operación de Bagó
• Arquitectura modular que permitió validar y expandir el alcance de forma iterativa
• Flujos de revisión, aprobación y consulta integrados al sistema
• Diseño orientado a adopción real, reduciendo la curva de aprendizaje para los usuarios

Una plataforma construida con PHP Laravel, Next.js y MySQL que unificó el almacenamiento, la trazabilidad y los flujos documentales de Bagó en un solo entorno operativo.

• Centralización de documentos con control de versiones y gestión de metadatos
• Historial de cambios y trazabilidad completa de cada documento
• Flujos configurables de revisión, aprobación y consulta
• Visibilidad sobre vencimientos y cumplimiento documental

Las auditorías dejaron de prepararse con un día de anticipación: los documentos se buscan en vivo, durante la misma auditoría. Encontrar un documento pasó de unos 5 minutos a ser instantáneo, y el ciclo de revisión y aprobación bajó de una semana a un máximo de 2 días, en buena parte gracias a la firma por suplencia, que evita que un flujo se detenga cuando alguien no está. Datos reportados por el cliente.

• Aprox. una jornada menos de preparación documental por auditoría
• Búsqueda de documentos instantánea, antes unos 5 minutos cada uno
• Ciclo de revisión y aprobación de 1 semana a máximo 2 días, con firma por suplencia